Wie die AWO mit dem FlowGate Client Ressourcen sparen

29.11.2016

Viele Unternehmen kennen es: Außendienst, Projekt-/Fallbearbeitung und Austausch mit Partnern und Ämtern sind zeitaufwendig und mit jeder Menge Papierarbeit verbunden.
Auch die Arbeiterwohlfahrt (AWO) aus Mönchengladbach stand vor dieser Herausforderung.

Zur Langzeitbetreuung von Familien setzt die AWO Flex Teams ein. Diese Teams haben ein breites Aufgaben- und Dokumentationsspektrum. Mit unserer Lösung, welche wir auf unserer IBM Notes Domino bassierenden CRM Lösung SNS realisiert haben, konnten wir Zeit- und Ressourcenverbrauch erheblich reduzieren.
Manche Familien brauchen Unterstützung, sei es im Alltag, bei Behördengängen, Arztbesuche, Auflagenerfüllung und vielen anderen Dingen. Dazu wird jede zu betreuende Familie als Fall angelegt.

Bevor unsere Lösung eingesetzt wurde, mussten sich die AWO Mitarbeiter mit jeder Menge Papier in Form von Dokumentensichtung oder Protokollerfassung beschäftigen. Dies wurde im Büro erledigt und bedeutete einen immensen Zeit- und Spritverbrauch durch verzögerte Arbeitsabläufe und verschwendete Zeit im Fahrzeug auf dem Weg ins Büro.

An diesem Punkt haben wir angesetzt und digitalisieren alle Arbeitsschritte und mobilisieren sie per Client auf iOS. Durch die vollständige Digitalisierung können wir den Zeit- und Arbeitsaufwand erheblich senken, alle Arbeitsschritte jederzeit transparent gestalten und ermöglichen dazu noch durch gezielte Zugriffssteuerung einen erhöhten Datenschutz.

Mit unserer Lösung können die Mitarbeiter ihre Angelegenheiten direkt mobil erledigen und es bedarf nicht mehr die Präsenztage im Büro. Dies mindert den Stresspegel der Mitarbeiter, da sie bei Leerlaufzeiten nicht mehr dem Druck ausgesetzt sind, unbedingt ins Büro fahren zu müssen.

Der Mitarbeiter nutzt dazu unseren FlowGate Client, um auf alle ihm zugewiesenen Daten zuzugreifen und auch einzutragen. Dabei wird der Client für verschiedenste Aufgaben genutzt:
• Datenabfrage und -erfassung
• Terminplanung
• Protokollerfassung
• Verlaufskontrolle
• Rechnungsaufstellung
Unser Kunde meint:


"Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nutzen die Lösung weit überwiegend ohne Probleme und umfangreich. Zeitersparnis, jederzeitiger Abruf von Informationen, langwierige Routinearbeiten im Anschluss an die eigentliche Aufgabe werden drastisch reduziert, geringerer Aufwand für Fehlerkorrekturen bei späterer Datenerfassung, jederzeitige Erreichbarkeit ohne das Führen von Telefongesprächen, höhere Flexibilität bei der Gestaltung der Arbeitseinsätze durch geringere Präsenzzeiten im Büro.
Durch die verschiedenen Kommunikationsmöglichkeiten konnten Telefoniekosten eingespart werden. Außerdem wurden Fahrtkosten verringert, die die Mehrkosten für die Nutzung der Datennutzung aufwiegen."