Integration SAP

Wann sollten Sie Lotus Notes mit SAP zusammenbringen?

Die verschiedenen Module des ERP-Systems SAP R/3 sind sehr mächtige Software. Sie sind darauf ausgelegt, auch die komplexesten Prozesse großer Organisationen vollständig abbilden zu können.
Daraus resultiert zum einen ein relativ hoher Lizenzpreis und zum anderen vergleichsweise hoher Einarbeitungs- und Support-Aufwand. 

Es gibt jedoch eine ganze Reihe von Konstellationen, in denen die Anwender Daten aus SAP benötigen bzw. Eingaben tätigen sollen, mit denen nur ein geringer Prozentsatz des SAP-Leistungsumfangs angesprochen werden.

Einige Beispiele, wobei die Liste sehr weit ausgedehnt werden könnte:
  • Abteilungsleiter sollen Urlaubszeiten und Zeitkorrekturen für ihre Mitarbeiter ins SAP HR eingeben.
  • Mitarbeiter aus dem Sozialamt prüfen, ob auf einen bestimmten Namen Fahrzeuge zugelassen sind.
  • Mitarbeiter sollen Klein-Bestellungen wie z.B. Bürobedarf selbständig ausführen ohne die Beschaffungsabteilung zu belasten.
  • Fuhrparkleiter müssen Betriebskosten-Belege von Fahrzeugen erfassen.
  • Außendienstler benötigen Umsatz- und OP-Daten ihrer wichtigsten Kunden.
  • Mitarbeiter der Friedhofsverwaltung benötigen Adressdaten der Angehörigen eines Verstorbenen.
  • Projektmanager brauchen einen Überblick, welche Kosten auf bestimmten Kostenstellen bereits aufgelaufen sind.
In diesen Beispielen wird offensichtlich, dass die Lizenzierung der entsprechenden SAP-Module nur für diese Aufgabenstellungen völlig unrentabel ist.

An dieser Stelle kommt Lotus Notes ins Spiel und kann seine besonderen Vorteile ausspielen.

Die Vorteile von Notes2SAP

Durch die Integration von Lotus Notes mit SAP arbeiten die Anwender komfortabel mit Lotus Notes - nicht mit SAP.

Aus dem SAP-System erhalten sie nur die relevanten Daten, mehr nicht. Sie müssen nicht in SAP geschult werden. Sie müssen noch nicht einmal wissen, dass es existiert.
Beispiele:

In einer Notes-Maske oder im Browser einer Intranet-/Internet-Anwendung werden SAP-Daten bzw. SAP-Eingaben in einer sinnvoll reduzierten Form angeboten.

Die Anwender sehen in kompakter, übersichtlicher Form nur das, was für die Aufgabenstellung tatsächlich benötigt wird.

Die Eingabenüberprüfung und –validierung gewährleistet, dass nur von SAP bearbeitbare Anfragen abgeschickt werden können.

Die über Lotus Notes getätigten Eingaben und Anfragen werden an der Schnittstelle über einen(!) SAP-Benutzerzugang übertragen.

Es ist möglich, Anfragen online zu stellen, ebenso ist es möglich, in nächtlichen Läufen eine bestimmte Auswahl an SAP-Daten in Notes-Datenbanken zu importieren.
Der gemeinsame Nenner dieser Anwendungsfälle ist gleich:
Kostenreduktion auf der SAP-Seite.

Vermeidung von Medienbrüchen und manuellen Tätigkeiten auf der anderen Seite die erzielte Kostenreduktion bleibt gewahrt.
Vereinfachte Abfragen und Eingaben könnten auch mit anderen Werkzeugen wie zum Beispiel dem WAS-Modul von SAP verwirklicht werden. Notes-Lösungen punkten jedoch durch die deutlich niedrigeren Lizenz-Kosten.
Wenn Lotus Notes bereits im Einsatz ist, ist eine Notes-Lösung nach unserer Erfahrung bei mindestens gleichwertiger Leistung die günstigste Alternative.

Kompetenzen und Skills

Wir sind spezialisiert auf Schnittstellen zum Import und Export von Daten zwischen Lotus Notes/Domino und SAP.

Das erworbene Knowhow hat zum Aufbau einer hochgradig standardisierten Routinen-Sammlung geführt, mit der wir kundenspezifische Schnittstellen in kürzester Zeit erstellen.
Diese Technologie, die auch in unseren SAP2Notes-Standardprodukten eingesetzt wird, ermöglicht uns im Projekt konkurrenzlos schnelle Umsetzungen.

Mit der KAMMACHI Consulting GmbH steht uns im KIAG.net ein SAP-Consulting-Haus als strategischer Partner zur Seite. Wir verfügen über Notes-Consultants mit entsprechendem SAP-Knowhow und SAP-Berater, die verstanden haben, wie Notes funktioniert.
Natürlich arbeiten wir im Projekt genau so gerne mit SAP-Beratern Ihres Hauses oder eines gesetzten Dienstleisters zusammen.

Wir leiten und begleiten Projekte über alle SAP-Modulgrenzen hinweg. Von der technischen Seite her sind die Modulgrenzen nicht relevant, und der fachliche Input kommt von den jeweils beteiligten spezialisierten SAP-Beratern.

Hier einige Beispiele mit Kundenlösungen, die von uns realisiert wurden:

  • Umsatz- und Angebotsdaten aus SAP werden in das SNS CRM importiert.
  • In Notes erstellte strukturierte Besuchsberichte werden in SAP übertragen.
  • In Notes eingelesene Creditreform-Wirtschaftsauskünfte werden mit SAP-Umsatzdaten erweitert und umgekehrt der Bonitätsindex zu SAP übertragen.
  • In ein Lotus-Domino-Intranet-Bestellsystem (firmeninterner Online-Shop für Verbrauchsmaterial) werden Artikeldaten aus SAP importiert und die erzeugten Bestellungen nach Freigabe wieder ins SAP übertragen.
  • Personaldaten werden zwischen GFI ZeitScan HR und SAP HR bidirektional übertragen.
  • Kassenbuchauskünfte zu bestimmten Haushaltspositionen werden im Intranet aus dem SAP-Kassenmodul abgerufen.

Die Technologie

Es gibt technisch mehrere Möglichkeiten zur Verbindung von Lotus Notes und SAP.

Die beiden bekanntesten sind der Lotus SAP Connector von IBM sowie der Java Connector von SAP. Darüber hinaus sind auf dem Markt diverse proprietäre Angebote zu finden. Obwohl diese technologisch nicht schlecht sein müssen, empfehlen wir die Anschaffung dieser proprietären Lösungen nicht.

Der Grund: Es ist nicht immer gewährleistet, dass bei neuen Versionen von Notes wie SAP die benötigten Updates dieser Connectoren erscheinen. 

Entsprechend droht die Gefahr, dass der bis dahin geleistete Implementierungs-aufwand verloren ist. Wenn Sie aber bereits den Connector eines weiteren Herstellers im Einsatz haben, sind unsere Lösungen natürlich so flexibel, dass die Weiterverwendbarkeit gewährleistet ist.

Die Vor- und Nachteile des IBM Lotus SAP Connectors und des Java Connectors von SAP:

  • Der IBM Connector ist performanter, was bei massivem Datenaustausch ein wichtiger Vorteil ist.
  • Der IBM Connector ist schneller installiert.
  • Der IBM Connector wird aus Lotus Script heraus angesprochen. Die Entwicklung der konkreten einzelnen Abfrage ist schneller realisiert als mit dem Java-basierten SAP-Connector.
  • Der IBM Connector kostet je nach Ihrem Rahmenvertrag/Bestellvolumen bei IBM allerdings 10.000-14.000 EUR, der SAP-Java-Connector ist kostenfrei.

Fazit
Bei intensivem Einsatz von Notes2SAP-Integration lohnt sich der IBM Connector trotz der anfallenden Lizenzkosten. Für kleinere Projekte ist der Java Connector das Werkzeug der Wahl.