edM: Das Planungs-, Organisations-, Lenkungs- und Controlling-Tool für Bildungsdienstleister

Bildungsdienstleister müssen täglich eine Flut von Daten und Informationen bewältigen: Kerndaten zu Lehrdienstleistungen wie Lehrgängen, Kursen, Maßnahmen, Seminaren, Trainings bzw. Workshops; Anforderungen, Wünsche und Interessen von Sponsoren; Personaldaten und Kompetenzen von internen und externen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern; Stammdaten von Teilnehmerinnen und Teilnehmern; etc. Dazu müssen sie Dokumente sicher und zentral archivieren, sie schnell wiederfinden und Schnittstellen nutzen.
Viele Anforderungen – eine Lösung: Unser Education-Management-System (edM) vereinfacht und beschleunigt die Management-, Geschäfts- und Support-Prozesse von Bildungsdienstleistern. Es automatisiert wiederkehrende Aufgaben, unterstützt bei der Qualitätskontrolle und erleichtert die Eingabe, Pflege und Übertragung von Daten. Die Nutzung automatischer Schnittstellen zu anderen Systemen (z. B. zur Buchhaltung oder Zeiterfassung) sowie für die mobile Datenerfassung (per Tablet, Internet, Extranet) sind möglich.

Dokumentenmanagement

Das Dokumentenmanagement ermöglicht die Erstellung und Archivierung von interner und externer Kommunikation.

Folgende Korrespondenzarten können für Lehrdienstleistungen, Auftraggeber-Unternehmen, Sponsoren, interne und externe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oder Teilnehmerinnen und Teilnehmer erstellt werden:

    • (Serien-)E-Mail
    • (Serien-)Brief
    • (Serien-)Freidokumente aus Vorlagen
    • Fax
    • Telefonnotiz
    • Termin
    • Besuchsprotokoll
    • Anmerkung
    • Freidokument
Eingescannte Dokumente können Lehrdienstleistungen, Auftraggeber-Unternehmen, Sponsoren, internen und externen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern oder Teilnehmerinnen und Teilnehmern zugeordnet werden.

Vorlagenmanagement

Das Vorlagenmanagement ermöglicht das Erstellen, Bearbeiten und Verwalten von Vorlagen für E-Mail, Brief, Fax und Freidokumente. Die Vorzüge:

    • Übernahme der Daten von Lehrdienstleistungen, Auftraggeber-Unternehmen, Sponsoren, internen und externen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern oder Teilnehmerinnen und Teilnehmern in Vorlagen
    • Definition des Briefkopfs und der Signatur für Brief oder E-Mail pro Anwenderin oder Anwender

Vertriebsmanagement

Das Vertriebsmanagement ermöglicht die Planung, Lenkung und das Controlling aller Vertriebs- und Marketingaktivitäten des Lehrdienstleisters. Dazu gehören:

    • Zentrale Verwaltung von Kontaktdaten und Kontaktpersonen potenzieller Teilnehmerinnen und Teilnehmer, Sponsoren sowie potenzieller Auftraggeber-Unternehmen
    • Erstellen und Auswerten von Angeboten
    • Auswertung von Vertriebskennzahlen
    • Erstellung und Freigabe von Reisekosten
    • Erstellung und Auswertung von Besuchsberichten
    • Erstellung und Auswertung von Businessplänen/Aktivitäten

Teilnahmemanagement

Das Teilnahmemanagement ermöglicht die zentrale Verwaltung der Kontaktdaten von Teilnehmerinnen und Teilnehmern und die Abwicklung aller teilnahmespezifischen Anforderungen:

    • Zuordnung der Teilnehmerinnen und Teilnehmer zu Produktgruppen und Stichwörtern
    • Änderungsaufträge von Stammdaten durch Teilnehmerinnen und Teilnehmer
    • Zuordnung der Teilnehmerinnen und Teilnehmer zu Vormerklisten
    • Zuordnung der Teilnehmerinnen und Teilnehmer zum Auftraggeber-Unternehmen oder Sponsor
    • Bei Buchung von Teilnehmerinnen und Teilnehmern von der Vormerkliste auf eine Lehrdienstleistung:

        o Automatische Erstellung vorher definierten Begleitformulare (z.B. Verträge)

        o Automatische Ermittlung der Teilnahme-Kosten

        o Automatische Erstellung von Rechnungen

        o Ermittlung von Umsatzbeteiligung

    • Setzung von Buchungssperren
    • Ausgabe aller benötigten Formulare und Zertifikate bei Abschluss der Lehrdienstleistung durch die Teilnehmerin oder den Teilnehmer
    • Automatische Aufzeichnung von Fehlzeiten und Prüfungsergebnisse (anhand der Daten aus dem elektronischen Klassenbuch)
    • Zuordnung von Fehlzeitenbescheinigungen
    • Warnung bei Überschreitung von Schwellwerten für Fehlzeiten
    • Ablage sämtlicher Dokumenten (Führerschein, Zertifikate, Korrespondenzen, etc.) der Teilnehmerin oder des Teilnehmers
    • Automatische Erstellung und Auswertung von Befragungen via Extranet

Personalmanagement

Das Personalmanagement ermöglicht die zentrale Verwaltung von internen und externen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Dies beinhaltet:

  • Automatische Erfassung von Rechnungen (der externen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter) und von geleisteten Stunden (der internen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter)
  • Zuordnung von für die Aufgabe qualifizierten Dozentinnen und Dozenten (Trainerin, Lehrer, Mentorin, Coach, Ausbilderin o. ä.) zu den jeweiligen Lehrdienstleistungen/Fächern
  • Versand von Stundenplänen an die Dozentinnen und Dozenten per E-Mail und Informationen per E-Mail bei Planänderungen
  • Zugriff für Dozentinnen und Dozenten auf Stundenpläne und Klassenbücher, Fehlzeiten und Prüfungsergebnissen via Extranet
  • Automatische Erstellung und Auswertung von Fragebögen via Extranet

Lehrdienstleistungs-Management

Das Lehrdienstleistungs-Management ermöglicht die Konzeption, Lenkung und Überwachung von Lehrdienstleistungen. Folgende Kerndaten können pro Lehrdienstleistungstyp zentral definiert werden:

  • Preise (pro Teilnahme/Lehrdienstleistung)
  • Unterrichtschema (Stunden pro Tag)
  • Pflichtaufgaben und Pflichtvorgänge (pro Teilnahme/Lehrdienstleistung)

Portfolio eDM Lehrdienstleistungs-Management

Es unterstützt bei der Planung:

  • Prüfung auf doppeltgebuchte Dozentinnen oder Dozenten
  • Prüfung nach doppelt gebuchte Räume
  • Prüfung, ob alle Fächer/Inhalte geplant sind
  • Prüfung der Qualifizierung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern für bestimmte Fächer
  • Duplizierung von Fachaufteilung oder Plänen aus anderen Lehrdienstleistungen
  • Suche nach Fächern in anderen Lehrdienstleistungen (Zusammenlegung von Lehrdienstleistungen)

Elektronisches Klassenbuch

Das elektronische Klassenbuch ermöglicht das Monitoring laufender Lehrdienstleistungen:

    • Ausgabe aktueller Stundenpläne, Teilnahmelisten sowie Fehlzeitenübersichten für Dozentinnen und Dozenten
    • Sofortige Auswertung und Analyse von vorgetragenen Themen, Fehlzeiten und Prüfungsergebnissen nach Eingabe per Tablet
    • Ermittlung des Stundenaufwands von externen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern anhand der Daten des elektronischen Klassenbuchs

Finanzmanagement und Controlling

Das Finanzmanagement ermöglicht die Planung, Überwachung und das Controlling von Kennzahlen des Bildungsdienstleisters. Dazu gehören:

  • Erstellung und Ausgabe von Preislisten zu allen Lehrdienstleistungen
  • Lenkung und Überwachung von Businessplänen und Aktivitäten
  • Ausgabe von Umsätzen (Soll/Ist-Vergleich, Umsatz nach Kunden/Jahr/VB-Beauftragten)
  • Entwicklung von Umsatzbeteiligungen
  • Ausgabe von Fehlzeiten pro Teilnahme/Jahr/Lehrdienstleistung
  • Ausgabe von Prüfungsergebnisse pro Teilnahme/Jahr/Lehrdienstleistung

Seit fünf Jahren kooperiert die GFI Informationsdesign GmbH bei der Entwicklung des Education-Management-Systems (edM) eng mit der BZ Bildungszentrum GmbH aus Tönisvorst am Niederrhein. Als Bildungsdienstleister führt sie erfolgreich mehr als 150 qualitativ ausgezeichnete Aus-, Fort-, und Weiterbildungsveranstaltungen im gewerblich-technischen Bereich durch. Auf einem mehr als 18.000 m² großem Betriebsgelände in Tönisvorst bietet sie ein breites Angebot praxisnaher Erwachsenenbildung für mehr Kompetenz in den Berufsfeldern Verkehr, Logistik und Technik. Jährlich berät und unterstützt sie dank ihrer kompetenten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und durch den Einsatz geeigneter Lernressourcen mehr als 1300 Teilnehmerinnen und Teilnehmer dabei, Kenntnisse, Fähigkeiten und Fertigkeiten für ihre berufliche und persönliche Zukunft aufzubauen oder weiterzuentwickeln.
Andreas Böhm, Inhaber und Geschäftsführer der BZ Bildungszentrum GmbH: „Das edM unterstützt uns beim Management von Bildung in der Bedarfsanalyse, in der Gestaltung, Erbringung und Evaluation von Lehrdienstleistungen und in der Optimierung und Erneuerung unserer Konzepte. Und es unterstützt uns beim Unternehmensmanagement in der Verwaltung von Dokumenten, in der Risikobewertung und Prävention, in der Finanzverwaltung, in der Kommunikation, in der Personalverwaltung und Personalentwicklung, in der Ressourcenbereitstellung und bei der Berücksichtigung von Feedback.“